Geek-Nose.Com » Программы

Преимущества системы электронного документооборота (СЭД). ТОП-5 популярных

Богдан Вязовский

17.03.2019

Наше общество находится только на пути к тому, чтобы повсюду на всех предприятиях внедрить системы электронного документооборота.

Все потому, что пока еще большая часть предприятий не может этого сделать по простой причине – отсутствие опыта использования электронной документации.

Ведь научить пожилую даму основам работы с ПК действительно сложно.

Но будущее поколение, которое твердо становится на ноги, имеет неплохие шансы сделать это, тем более что подобные программные продукты имеются на рынке в избытке.

Содержание:

Что такое Система электронного документооборота?

Далеко не каждый руководитель предприятия, тем более небольшого, готов принять тот факт, что наличие системы документооборота существенно упрощает жизнь его сотрудникам.

А значит повышает их заинтересованность в эффективности рабочего процесса, мотивируя тем, что любая автоматизация приводит к снижению контроля над работой.

Но на самом деле это наилучший инструмент контроля, который позволяет не только быстро реагировать на любую ситуацию, но и качественно и быстро выполнять всю работу, связанную с документацией – поиск, создание, оперирование и даже уничтожение.

Что же собой представляет СЭД.

СЭД, иначе говоря, система электронного документооборота – это комплекс программного обеспечения, иногда заключенный в рамки единственной мультифункциональной программы.

Задачей этой системы является оперативная обработка любой документированной информации, которая используется на предприятии.

Система такого типа может применяться и самостоятельно, и в рамках масштабного цифрового комплекса, охватывающего всю жизнедеятельность предприятия, к примеру, в составе ЕСМ-систем.

рис. 1 – Схема взаимодействия СЭД

Виды СЭД

Решив для себя усовершенствовать документооборот на предприятии, его руководитель в обязательном порядке столкнется с обширным ассортиментом подобных систем документооборота.

Но, несмотря на внешнюю похожесть окошек, диалогов, форм и запросов, которые формируют в процессе работы СЭДы, они существенно отличаются.

Их можно классифицировать по ряду признаков, в том числе стоимости внедрения, обслуживания и прочим параметрам, однако, не для каждого предприятия эти характеристики являются существенными.

Гораздо важнее в СЭДе его функционал, ведь даже укомплектованная всеми современными инструментами система не даст положительного результата, если не будет соответствовать запросам потребителя, а именно функциям, которые она должна автоматизировать.

Таким образом, главный критерий оценивания подобных систем на начальном этапе их внедрения – это функциональное наполнение.

И условно можно выделить следующие подвиды систем документооборота:

Причем если первый вариант в списке автоматизирует лишь базовый набор функций, то последний, соответственно, дает практически полностью автоматизированный процесс обмена документами и является самым современным решением.

Как выбрать?

Когда функционал программ известей будущему пользователю в лице руководителя предприятия понадобятся дополнительные сведения о системе, чтобы принять окончательное решение о возможности ее внедрения.

При этом, среди всех программ с функционалом отвечающим требованиям предприятия потребуется выбрать именно ту, которая обладает оптимальным набором функций.

К примеру, некоторые программные комплексы будут предлагать избыточный или недостаточный набор операций, что создаст дополнительную нагрузку или на аппаратуру, или на персонал.

Поэтому с каждым предлагаемым вариантом стоит ознакомиться максимально подробно.

Иногда для этого достаточно просмотреть спецификации системы, но гораздо чаще ее приходится опробовать, хотя бы в тестовом режиме.

Ведь в процессе тестового запуска можно будет выявить недоработки в системе, возможное несоответствие программной составляющей комплекса и доступной на предприятии компьютерной техники, а также оценить комфорт взаимодействия пользователя с системой.

Если же оценить на собственном опыте систему не удается, стоит обратить внимание на промоматериалы, к примеру, скриншоты, видео.

Дополнительно потребуется оценить рентабельность введения СЭД в инфраструктуру предприятия.

рис. 2 – Примерный набор элементов в современной СЭД

Топ-5 популярных СЭД

Существует немало систем документооборота с различным функциональным наполнением, в том числе не всегда удачным, поэтому для ответственного лица найти комплекс с оптимальным наполнением можно считать задачей сверхсложной.

К примеру, довольно популярными и эффективными являются:

Часть из них относится к программным продуктам отечественного производства, но эксперты, которые проводили сравнительный анализ, называют лучшими следующую пятерку СЭДов:

Причина тому – почти все они сочетают классический документооборот и менеджмент бизнес-процессами, которые в совокупности позволяют повысить эффективность операционной деятельности.

Но у каждой из этих СЭД и программных комплексов на их основе есть свои преимущества.

К примеру, СЭД Docsvision, в отличие от остальных, предоставляет наибольший ассортимент возможностей для встраивания и настроек в абсолютно любую уже работающую на предприятии информационную систему.

С другой стороны, 1С: Документооборот 8 представляет абсолютно иную нишу систем, которые обеспечат синхронизацию рабочих документов и их связь с конкретной широко распространенной информационной системой, в то время как другие, обеспеченные веб-интерфейсом обеспечат максимальную свободу действий без привязки к рабочему месту, что особенно важно для современного руководителя предприятия.

Поэтому обратим более пристальное внимание на них и рассмотрим их подробнее, делая акцент на следующие особенности:

Directum

В сравнении с другими СЭД Directum имеет преимущество за счет широкого каталога доступных программных пакетов, а также автоматизированных функций.

В их число входят напоминания, настройка нумераторов и поддержка обработки штрих-кодов.

Кроме того, реализован просмотр вложений и хранилищ, встроенные справочники заполнены, а документы создаются при помощи мастеров.

Интерфейс системы унифицирован, а правила обработки документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться онлайн, а задания добавляться в MS Outlook.

Всем файлам присваиваются права доступа атрибутивно, но документооборот остается прозрачным.

Есть полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам.

Реализована также функция моделирования БП (бизнес-процессов) на базе IS-Builder с пошаговой отладкой.

СЭД позволяет хранить данные нескольких фирм, а пользователей можно наделять доступом по ролевым и дискретным моделям с возможностью его передачи.

Есть режим замещения персонала. Реализовано шифрование и ЭЦП.

На фоне других СЭД есть у Directum и недостатки.

Пользователю доступны лишь стандартные стили оформления, а объекты выводятся все вместе, а не постранично независимо от выполняемых операций.

Есть языковые проблемы. Размеры карточек не меняются, интерфейс перегружен, а быстродействие просмотра низкое.

Есть сложности в заполнении новых справочников, а локализация в них не предусмотрена.

Docsvision

Другие СЭД по сравнению с Docsvision не так удачны.

Ведь в нем есть постраничный вывод объектов, поддержка пользовательских стилей, настраиваемых отчетов и встроенный веб-браузер. Заложено создание архивов в виде БД.

Тип аутентификации может настраиваться пользователем также как темы, формы, панели инструментов или лента команд. А карточки заданий разрешается самостоятельно проектировать.

В Docsvision сквозные связи документации выводятся в форме иерархии. Ссылки комментируемы.

Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск.

Администрирование СЭД позволяет вести ОШС (организационно-штатную структуру) по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала.

Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав.

Моделирование БП настраивается с использованием API и MS Reporting, но и без этого позволяет проектировать маршрутную схему.

Впрочем, даже на фоне таких достоинств видны у Docsvision и недостатки.

К примеру, предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно, документы не вкладываются в задание по умолчанию, процессы скрыты, а ОШС не наглядно.

Кроме того, нет настраиваемой сортировки, истории справочников притом, что есть и прочие сложности работы со справочниками.

Стоит отметить также, что напоминания будут работать лишь при запущенном MS Outlook.

ELMA

СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI.

Система сочетается с MS Outlook, 1С:Предприятие.

Поддерживается история правок документов по карточкам. Документы автоматически могут вноситься путем сканирования и маркироваться штрих-кодом.

Поддерживается создание шаблонов, как для самих документов, так и для их поиска.

Поддерживается ведение единого архива.

Функционал настраивается под конкретное предприятие с увеличением или уменьшением степени автоматизации, а ПО может устанавливаться на мобильные платформы.

Все данные отображаются в одном окне независимо от их типа без необходимости переключения. Реализован механизм замещения и учета отсутствующих.

Управление БП реализовано в удобном графическом виде и поддерживает ведение сложных маршрутов в выделенном дизайнере, а связи можно дополнительно комментировать.

СЭД ELMA выделяется развитой системой аутентификации с поддержкой современных электронных ключей, сертификатов с привязкой к аккаунту или конкретному устройству.

Реализован механизм распределения прав пользователей с высокой степенью защиты и графическим интерфейсом. Используется ЭЦП.

Но, несмотря на все достоинства, можно найти и недостатки в этой системе.

К примеру, поддержка избыточного числа версий документов приводит к необходимости установки одной актуальной.

Есть огрехи и в инструментах поиска, в частности, не обеспечен механизм полнотекстового поиска в документации.

Optima WorkFlow

У системы Optima WorkFlow есть немало плюсов. Она легко подстраивается под нужды оператора, в том числе ее рубрикаторы, журналы, элементы управления и даже карточки поручения.

Система довольно гибкая и поддерживает как добавление надстроек, так и встраивание в IBM WebSphere MQ.

Optima WorkFlow поддерживает ведение архива и имеет широкие возможности поиска объектов с опциями фильтрации.

Уникальная особенность – работа в одном окне с документом, его связями и движением.

Она дополняется удобной работой с карточками, в частности, их проектированием при создании заданий, а также специальным дизайнером для них.

Стоит выделить наглядную ОШС даже для нескольких фирм, реализованную функцию замещения, сортировки объектов и интуитивную работу со справочниками.

Что касается управления БП, есть специальный дизайнер на безе скриптов API и мастер Crystal Reports 11.0.

Система безопасности основана на использовании базовых функций, но использует и дискретную и ролевую модели управления. Дополнительную защиту создает ЭЦП.

Что касается недостатков, то их у Optima WorkFlow тоже немало. В ней пользователям запрещается создавать свои папки, журналы и копировать ссылки, а настройки не сохраняются.

Кроме того, реквизиты не локализуются, функционал замещения неполноценный, а для отдельных документов невозможно назначить права доступа, а лишь содержащим их объектам.

Не стоит рассматривать систему как основной инструмент для моделирования БП, поскольку ее механизмы неудобны, есть проблемы с настройкой и СЭД приходится дорабатывать за счет скриптов.

рис. 3 – Окно веб-клиента Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

По функциональности 1С: Документооборот 8 конечно уступает описанным выше системам, но этот СЭД имеет свои преимущества.

Он объединяет документооборот, управление договорами, делопроизводство, операции с обращениями и архив. А дополнительно функционал расширяется плагинами.

Файлы, прикрепленные к документам, можно редактировать, а обращение к ним реализовано через Проводник Windows.

Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования.

В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.

Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.

Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.

Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам.

Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.

Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.

Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.